Pro HSB Group (hierna: “Pro HSB”, “wij”, “ons” of “onze”) hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gebruiken, hoe wij deze beveiligen en welke rechten u kunt uitoefenen op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

 

1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

Pro HSB Group is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring:

• Bedrijfsnaam: Pro HSB Group / Pro HSB Hospitality Services
• KvK-nummer: 92319076
• Vestigingsadres: Evert van de Beekstraat 1-15, Schiphol, Nederland
• Telefoonnummer: +31 (0)23 205 29 78
• E-mailadres: info@pro-hsb.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Pro HSB (websitebezoeker, opdrachtgever, leverancier of sollicitant) verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Contact- en offerteaanvragen:
  • Voor- en achternaam
  • Zakelijk of particulier e-mailadres en telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam en eventuele functietitel
  • Inhoud van uw correspondentie, wensen of projectspecificaties
• Sollicitaties & Recruitment:
  • NAW-gegevens, geboortedatum en contactgegevens
  • Curriculum vitae (cv), motivatiebrief, opleidingen, werkervaring en relevante vaardigheden of certificaten (bijvoorbeeld hospitality- of beveiligingskwalificaties)
  • Beschikbaarheid en eventuele referenties (uitsluitend na uw expliciete toestemming)
  • Screening & screeningsstatus: Voor specifieke operationele functies (zoals op luchthavens of beveiligde objecten) kan in een latere fase een wettelijke integriteitstoetsing (zoals een VOG of VGB) van toepassing zijn. Wij verzoeken sollicitanten met klem om geen bijzondere of gevoelige gegevens (zoals Burgerservicenummer (BSN) of medische data) mee te sturen via openbare webformulieren.
• Websitebezoek & Technische gegevens:
  • Geanonimiseerd IP-adres
  • Technische gegevens over uw browser en apparaat
  • Klikgedrag, bezochte pagina’s en duur van uw sessie
    
    

3. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, vooraf vastgestelde doeleinden op basis van de AVG-grondslagen:

Doeleinde	Betrokken gegevens	AVG-grondslag
Beantwoorden van contact- en offerteverzoeken	Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht	Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele fase (art. 6 lid 1 sub b)
Sollicitatie- en selectieprocedures	Contactgegevens, cv, werkervaring, motivatie	Noodzakelijk ter voorbereiding op een arbeidsovereenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f)
Dienstverlening & contractbeheer	Bedrijfs- en contactgegevens van opdrachtgevers/partners	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Financiële administratie & facturatie	Factuuradres, betalingsgegevens, contactpersoon	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)
Websitebeveiliging & analyse	Systeemlogs, geanonimiseerde bezoekersstatistieken	Gerechtvaardigd belang om de website functioneel en veilig te houden (art. 6 lid 1 sub f)

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het behalen van de doelen waarvoor ze zijn verkregen:

• Contact- en offerteverzoeken: Maximaal 12 maanden na afronding van het contact, tenzij hieruit een overeenkomst voortvloeit.
• Sollicitatiegegevens: Maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Met uw uitdrukkelijke toestemming bewaren wij deze gegevens maximaal 1 jaar in onze talentenpool voor toekomstige functies.
• Financiële en fiscale administratie: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
• Serverlogs en statistieken: Maximaal 6 maanden voor beveiliging, preventie van misbruik en foutanalyse.

5. Delen van gegevens met derden

Pro HSB verkoopt uw persoonsgegevens onder geen enkel beding aan derden. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan derden indien dit strikt noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn:

• Verwerkers: Zoals hostingproviders, cloud- en e-maildienstverleners en administratiesoftware. Met alle verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af waarin geheimhouding en adequate technische beveiliging zijn vastgelegd.
• Overheidsinstanties: Slechts indien een wettelijke plicht of gerechtelijk bevel ons daartoe dwingt.
• Doorgifte buiten de EER: Gegevens worden primair verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dataverwerking buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dit uitsluitend conform goedgekeurde waarborgen (zoals de EU Standard Contractual Clauses of het Data Privacy Framework).

6. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website maakt uitsluitend gebruik van noodzakelijke en privacy-vriendelijke middelen:

• Functionele cookies: Essentieel voor de technische werking, beveiliging en navigatie van de website. Deze worden zonder voorafgaande toestemming geplaatst.
• Analytische cookies: Wij meten websiteprestaties met geanonimiseerde IP-adressen zonder dat dit inbreuk maakt op uw persoonlijke levenssfeer.
• U kunt cookies op ieder gewenst moment uitschakelen of verwijderen via de browserinstellingen van uw computer of mobiele apparaat.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Pro HSB neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of enige vorm van onrechtmatige verwerking:

• Versleuteling van dataverkeer via moderne SSL/TLS-certificaten (HTTPS).
• Toegangsbeperkingen en authenticatieprotocollen zodat uitsluitend bevoegde medewerkers toegang hebben tot specifieke gegevens.
• Periodieke beveiligingscontroles en actuele software-updates van onze systemen.

8. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

1. Recht op inzage: U mag te allen tijde opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
2. Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
3. Recht op gegevenswissing (vergetelheid): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, mits er geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
4. Recht op beperking: U kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stil te zetten.
5. Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar machineleesbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen.
6. Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
7. Recht om toestemming in te trekken: Indien een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze altijd intrekken.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Richt uw verzoek dan aan info@pro-hsb.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een passende verificatie van uw identiteit. Wij reageren binnen vier weken op uw aanvraag.

Heeft u klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan heeft u op grond van de AVG altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Aanpassingen in deze verklaring

Pro HSB behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of aanpassingen in onze dienstverlening. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van het actuele privacybeleid.